21 век на дворе: мы платим за квартиру со смартфона, а врача на дом вызывает робот. Но бюрократия не сдает позиции. Чтобы она не взяла верх в неподходящий момент, держите бумаги в порядке.

В статье рассказывается:

  1. Зачем нужен домашний архив
  2. Разделяй и властвуй: как разобрать документы и не сдаться
  3. Сколько хранить документы
  4. Где и как хранить

Зачем нужен домашний архив

Зачем вообще разбираться, как организовать хранение документов дома? Нужны они редко, можно просто свалить в какой-то ящик, и пусть там лежат. Так думают многие — и ошибаются.

5 причин обустроить домашний архив:

  1. Экономит пространство. Бумаги, которые занимают целый комод, можно вместить в один ящик, если правильно разложить.
  2. Бережет время. Жизнь коротка, стоит ли тратить ее на поиск какой-нибудь прошлогодней квитанции?
  3. Сохраняет бумаги. В домашнем архиве документы не помнутся. На них не прольют чай, их не используют вместо черновиков, до бумаг не доберутся любопытные котики или хомяки.
  4. Повышает безопасность. Во-первых, документы не попадутся на глаза случайным людям (гостям, доставщикам). Во-вторых, в экстренном случае вы будете точно знать, что брать. Пока соседи судорожно ищут паспорта и свидетельства, отмахиваясь от дыма, вы готовы эвакуироваться.
  5. Это красиво. Ряд аккуратных папок и коробок выглядит явно лучше вороха бумаг.

Организованный личный архив — ваш островок контроля. Потек холодильник — вы знаете, где лежит гарантийный талон. Занемог любимый кот — ветпаспорт найдется за секунду.

Когда дома порядок в документах, снижается фоновый уровень стресса. Ради этого стоит потратить пару часов на разборку.

Разделяй и властвуй: как разобрать документы и не сдаться

Итак, мы открываем заветный ящик и видим ворох бумаг. Что-то даже разложено по папкам и конвертам, но что именно — навскидку не сказать. Какая-то папка лопнула по шву, оттуда вываливаются квитанции пятилетней давности…

Знакомая картина? Сейчас исправим!

Властвовать над бумагами легко. До порядка всего 3 шага:

  1. Разобрать. Вытащите все-все бумаги и разложите на полу или диване. Приготовьте коробку или пакет — туда отправится все ненужное.
  2. Сортировать. Документы с действующим сроком годности рассортируйте: разложите стопками личные и медицинские бумаги, квитанции, инструкции и паспорта на технику и т. д. Просроченные бумаги безжалостно выкидывайте.
  3. Оцифровать. Инструкции для бытовой техники и электроники есть в интернете, поэтому их можно спокойно выбросить. То же касается старых справок, удостоверений, ученических и студенческих билетов, потерявших актуальность. Их можно сфотографировать или отсканировать на память и не хранить в бумажном виде.

Если оцифровка вызывает внутреннее сопротивление, значит, она вам не подходит. Ориентируйтесь на интуицию и не выбрасывайте то, что вам дорого, — у бумажных документов, как и у книг, свое очарование.

Осталось рассортировать нужные и актуальные бумаги, чтобы разложить их по папкам и конвертам. Есть несколько способов:

  • По области применения. Паспорт и права держат в одной папке, медицинские полисы и справки — в другой, квитанции — в третьей. Удобно для персональных архивов.
  • Персонально. Каждому заводят личную папку, где хранятся все документы: полис, СНИЛС, медсправки. Отдельная папка — для домашнего питомца: туда кладут паспорт, справки, прививочные сертификаты и т. д.
  • По частоте использования. Документы делят на архивные (например, техпаспорт и свидетельство о собственности на квартиру, которые нужны раз в несколько лет), базовые (СНИЛС, медкарта, диплом) и текущие (квитанции, чеки).

Чем чаще пользуетесь документом, тем доступнее он должен быть. Храните документы так, чтобы вы могли найти их за считаные минуты.

Сколько хранить документы

Бывает, какие-то удостоверения и справки мы храним годами просто потому, что они нам дороги. Для них заведите отдельную папку или шкатулку. У остальных документов есть срок годности, по истечении которого их выбрасывают.

Что и сколько хранить:

  • квитанции и счета — 3 года;
  • гарантийные талоны — 12 мес. (или до истечения срока гарантии);
  • паспорта и инструкции на технику — пока пользуетесь ею. Помните, что инструкции можно скачать с сайтов производителей и хранить на компьютере или в облаке;
  • налоговые декларации и другие документы — 7 лет;
  • чеки — 14 дней. В этот период товар можно вернуть. На товары с увеличенным сроком возврата чеки, соответственно, хранятся дольше.

Все личные и правоустанавливающие документы хранятся бессрочно. Это документы на квартиру, машину, дачу и другое имущество, свидетельства ЗАГС, а также страховые полисы, включая медицинские.

Контракты, трудовые и кредитные договоры можно выбрасывать, когда истечет срок их действия. Но на всякий случай держите их у себя 3 года — таков срок исковой давности, в течение которого можно обратиться в суд, если возникнет конфликт.

Где и как хранить

Документы перебраны и рассортированы, пора разложить их по папкам, конвертам, коробкам.

Система хранения документов дома может быть:

  • горизонтальной;
  • вертикальной (по принципу каталожных ящиков).

Горизонтальная система — архивная классика. Если вы сложили документы в папки, а папки друг на друга в коробку — это и есть горизонтальное хранение. Чтобы найти нужную бумагу или папку, нужно перебрать все, поэтому этот способ подходит для документов, которыми пользуются редко.

Вертикальное хранение обязано своей популярностью Мари Кондо (японская писательница, специалистка по наведению порядка в доме). Его преимущества — хороший обзор и легкий доступ. Документы или папки ставят в ящик или коробку на ребро, подписывают корешки или используют разделители.

Есть много способов, как хранить документы дома в порядке:

  • тонкие прозрачные пластиковые папки и конверты на кнопках;
  • папки на завязках и резинках, бумажные («Дело №») и пластиковые;
  • зажимы для бумаг, скрепки;
  • разделители картонные или пластиковые;
  • стикеры на пластиковой подложке (бумажные, которые клеятся на монитор, не подойдут — мнутся и слабо держатся).

Скоросшиватели и папки на кольцах для домашних архивов неудобны. Они используются с прозрачными файлами, откуда документы трудно доставать. Если вам нравится этот тип хранения, обратите внимание на папки с зажимами, они практичнее.

Конверты и папки нужно куда-то сложить. Есть несколько вариантов:

  • коробки и контейнеры: картонные, пластиковые, деревянные;
  • горизонтальные и вертикальные лотки — пластиковые, картонные, металлические;
  • портфели — небольшие пластиковые.

Размеры папок, коробок, разделителей соизмеряйте с высотой полки или ящика, где они будут храниться.

Домашние архивы обычно размещают в книжных или платяных шкафах, письменных столах, комодах. Не забудьт е простой способ, как хранить документы дома не только в порядке, но и в безопасности, — сейф.

Цены на компактные модели начинаются от 2000–2500 тыс. руб. С Халвой можно купить противопожарную модель с серьезной защитой от взлома в рассрочку до 10 мес.

Ключевой принцип любой системы хранения: она должна экономить время, а не отнимать. Избегайте излишней детализации: если для поиска нужной квитанции вам придется открыть 12 папок, однажды вы не выдержите и снова свалите все в кучу.

Небольшой лайфхак, как хранить документы дома в порядке, на примере квитанций:

  • сложите самую большую квитанцию пополам, как книжку, лицевой стороной наружу;
  • вложите в нее квитанции за этот же месяц меньшего формата и соедините скрепкой;
  • сложите скрепленные квитанции за год по порядку и скрепите зажимом;
  • отметьте год (наклейте или надпишите от руки).

Компактно, удобно, наглядно. Вы найдете нужную квитанцию за минуту, перел истав стопку.

То же касается медицинских бумаг. Раскладывайте их по специалистам и годам, только если документов много. Иначе храните все вместе — нужный в любом случае найдется быстро.

Не бойтесь переделывать систему, пока она не будет полностью вас устраивать. Хороший домашний архив — тот, где вы находите нужный документ за минуты. Используйте готовые решения, чтобы собрать свою систему, которая превратит ворох бумаг в организованный домашний архив и сбережет ваше время и нервы.

Вся информация о ценах и партнерах актуальна на момент публикации статьи.
Действующие магазины-партнеры Ха лвы

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9 сентябрь 2016.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.

ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПОМЕЩЕНИЕМ ПОД АРХИВ

Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:

• один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;

• один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.

Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:

• при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;

• при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;

• при необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.

Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается. Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.

◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.

Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:

• приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;

• воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).

В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором – финансовые возможности фирмы. При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.

◙ Рассчитываем площадь архива. Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:

Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).

Пример расчета. Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 – постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации). В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными. При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.

◙ Требования к помещению архива. Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.

Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.

Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии. Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность. В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.

Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.

Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55 %; для черно-белых пленочных материалов – 15 °С и 40–55 %), для цветных – 2–5 °С и 40–55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15–20 °С и 50–65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.

СОЗДАЕМ НАВИГАЦИЮ ПО АРХИВУ

◙ Рисуем схему размещения архивного фонда. На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е. на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки). Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.

◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела. Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).

В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.

◙ Составляем постеллажные и пофондовые указатели с обозначением места хранения документов. Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели. При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя – на каждый стеллаж (Пример 3).

◙ Требования к расстановке стеллажей. Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:

Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.

ЧТО ЕЩЕ НУЖНО ПРЕДУСМОТРЕТЬ ПРИ ОБУСТРОЙСТВЕ АРХИВА

◙ Требования к подбору материалов. Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования – остальное доверьте профессионалам. Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.

Правильный подбор материалов – важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:

• 4863 – Оборудование кондиционеров;

• 2388 – Материалы лакокрасочные;

• 3530 – Кабели силовые для стационарной прокладки на напряжение свыше 1 кВ;

• 5331 – Пиломатериалы качественные;

• 5620 – Мебель специальная.

Если использовать несертифицированную продукцию, могут возникнуть неприятные ситуации.

Например, после некачественно проведенного ремонта пола в архивохранилищах Архивной службы Новосибирской области документы постоянно загрязнялись пылью, которая образовывалась из-за разрушения покрытия пола от колес тележек, которые используются для перевозки архивных дел.

◙ Требования к оборудованию помещения архива.

1. Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии6.

Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности (п. 3.1 Специальных правил).

2. В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами (п. 2.15 Специальных правил).

3. В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние», «О пожаре звонить по телефону…» (п. 2.16 Специальных правил).

4. Ковры и ковровые дорожки в помещениях с массовым пребыванием людей (50 и более человек) должны быть жестко прикреплены к полу (п. 3.4 Специальных правил).

5. Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения.

Огнетушители. Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. На каждом этаже должно размещаться не менее двух ручных огнетушителей.

При защите помещений архивохранилищ следует преимущественно использовать хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.

Помещения, оборудованные автоматическими стационарными установками пожаротушения, обеспечиваются огнетушителями на 50 % исходя из их расчетного количества. Расстояние от возможного очага пожара до места размещения огнетушителя не должно превышать 20 м (п. 9.5 Специальных правил). При этом каждый огнетушитель должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, а также паспорт по установленной форме.

Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м (п. 9.6 Специальных правил).

◙ Требования к пожарной безопасности.

◙ Требования к мебели архивохранилища. Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами (п. 4.2 Специальных правил).

В продаже можно встретить стеллажи с электроприводом, передвижные и стационарные, но ввиду дороговизны первых двух наиболее популярны металлические полочные архивные стеллажи (рис. 2).

Подобные стеллажи имеют ряд преимуществ:

• минимальный вес конструкции;

• возможность наращивания секций;

• стеллажи могут дополнительно комплектоваться задними и боковыми стенками, разделителями и ограничителями.

В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Существуют также шкафы для хранения электронных документов (рис. 3).

К сопутствующему оборудованию можно отнести архивные тележки (рис. 4), лестницу-стремянку (рис. 5).

Мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.